PARA TENER EN CUENTA
Con el objetivo de ubicarlos un poco mas para la realización del trabajo, enuncio algunos de los productos que espero encontrar en el trabajo final:
- Requisitos de la norma: Consulta de legislación ambiental existente, de acuerdo a las actividades de la empresa. – Diagnostico Ambiental de la Empresa, Objetivos y metas ambientales.
Estos requisitos son de gran importancia para el planteamiento de la política ambiental.
- Política Ambiental
Planificación: La cual debe contener la identificación de los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios que pueden tener impactos significativos en el medio ambiente (como puede ser la contaminación del agua, del suelo,...) y las acciones y alternativas de solución a dichos impactos. - Cómo se implantará la política ambiental y sus objetivos (Cronograma: fechas fijadas para ello)
Implementación y operación: En esta etapa del proceso podemos trabajar en: definir quiénes serán los responsables de gestionar, revisar y planificar el programa ambiental en todos sus aspectos (Organigrama – Departamentos implicados – responsabilidades) - De igual forma la empresa debemos definir cuales son los recursos necesarios para la implantación y mantenimiento del SGMA. Estos recursos se componen de recursos humanos, técnicos y tecnológicos y financieros. – Diseñar el programa de capacitación (Cronograma, temas, etc) - Diseñar el programa de Comunicación interna y externa - Control operacional: deben identificarse todas las operaciones y actividades relacionadas con los aspectos ambientales, estas actividades u operaciones susceptibles de afectar al medio ambiente tienen que ser planificadas teniendo en cuenta que deben establecerse criterios operacionales en los procedimientos llevados a cabo en la empresa.
Verificación: Hasta esta etapa podemos llegar con el diseño de nuestro SGMA, debido a que la revisión por la dirección y la certificación son pasos que se pueden realizar solo cuando se esta implantando realmente el SGMA bajo la norma ISO 14001:2004. Para el proyecto final se debe presentar respecto a este paso el Programa de Auditorias (Cronograma) en el cual se evidencien las auditorias a realizar, el responsable de cada una, las fechas y los aspectos a auditar.
Implantación de un SGMA bajo la Norma ISO 14001:2004
Las empresas que decidan iniciar un proceso de implantación de la norma ISO 14001:2004 no deben partir con la idea que será necesario un gran esfuerzo económico y laboral. Existen algunas empresas en las que esta tarea será sencilla al contar de antemano con una gran parte de la estructura requerida. Sin embargo, para otras muchas pequeñas y medianas empresas (PYMES) que no disponen de una planificación en la gestión ambiental, las tareas que tendrán que emprender serán más exigentes, aunque esto no tiene porque suponer un escollo insalvable.
1. Requisitos de la norma
Determinar todas aquellas actividades que puedan tener impactos significativos en el medio ambiente.
- Asegurar que los posibles impactos ambientales significativos son tenidos en cuenta a la hora de establecer los objetivos ambientales, y que éstos últimos sean consecuentes con el compromiso de mejora continua.
- Respetar los requisitos legales al revisar sus objetivos y demostrar cómo afectan a la empresa.
- Analizar el cumplimiento de la legislación ambiental existente.
2. Política medioambiental
La norma ISO 14001:2004 exige para su implantación que la empresa defina su política ambiental. La política ambiental podemos decir que es el motor necesario para la implantación del SGMA, marcando la línea a seguir por la empresa para compatibilizar sus actividades con la conservación del medio ambiente. Por este motivo, ésta debe de ser lo suficientemente clara como para que la entiendan todas las partes interesadas.
Por lo tanto, a la hora de definir esta política ambiental, las empresas deberán considerar los siguientes aspectos:
- La política ambiental de la empresa deberá ser apropiada según el tipo, magnitud e impactos ambientales de sus productos, actividades y servicios.
Esto es lógico ya que no puede tener la misma política ambiental una empresa que produce varias toneladas diarias de residuos contaminantes que una empresa que produce tan sólo 10 kg al día.
- Deberá incluir un compromiso de mejora continua, de prevención de la contaminación, de acatamiento de la legislación y reglamentación ambiental aplicable entre otros requisitos que suscriba la empresa.
Con estos compromisos la norma ISO 14001:2004 obliga no sólo a que la empresa cumpla la legislación vigente sino que también la obliga a aplicar los principios claves en los que se basa la gestión total de la calidad; de hecho, se trata de un modo de demostrar la intención real de la organización de evitar la contaminación.
- La intención de la empresa por contribuir a la mejora continua de la calidad ambiental mediante la implantación de la norma ISO 14001:2004 deberá apoyarse en una serie de objetivos y metas concretos y bien definidos. La norma ISO 14001:2004 exige que se especifiquen cuáles son los objetivos y cómo se cuantifican con la finalidad de medir la eficacia y los avances producidos en la consecución de los objetivos señalados en la política ambiental.
Es decir, la norma no acepta objetivos del tipo: "se intentará evitar, en la medida de lo posible, una excesiva emisión de productos tóxicos a la atmósfera", por lo que habrá que concretarlos más; un buen objetivo sería: "se reducirá en un 10% la emisión de derivados de azufre a la atmósfera respecto a las cantidades actuales, de modo que los niveles estén por debajo de los máximos permitidos por la legislación", aunque todo va a depender de lo que pueda y esté dispuesta a asumir la organización.
- La política ambiental de la empresa deberá estar documentada, mantenida al día, implantada, comunicada a los trabajadores y estar a disposición del público en general.
Evidentemente, de poco sirve plantear una política si sólo la conocen los altos dirigentes de la empresa, si no se aplica o si ésta queda obsoleta con el paso del tiempo.
3. Planificación
3.1 Aspectos ambientales En este apartado la norma hace referencia a que la empresa debe establecer, documentar y mantener actualizados aquellos procedimientos que utilice para identificar los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios que pueden tener impactos significativos en el medio ambiente (como puede ser la contaminación del agua, del suelo,...) con el fin de poder influir sobre ellos.
3.2 Requisitos legales y otros requisitos
En este apartado la norma ISO 14001:2004 exige que la organización tenga algún mecanismo que le permita el acceso a los requisitos legales pertinentes. En otras palabras, es responsabilidad de la empresa estar informada de todos estos requisitos, no se acepta la desinformación como excusa. Cuando la norma habla de otros requisitos (tal como aclara el anexo) se refiere a códigos de buenas prácticas industriales, acuerdos con autoridades públicas, etc.
2.3 Objetivos, metas y programa(s) de gestión ambiental
La norma ISO 14001:2004 este apartado apunta que la empresa deberá establecer y mantener al día una serie de objetivos y metas documentadas que sean consecuentes con la política ambiental y con el compromiso de prevención de la contaminación. Los objetivos fijados tienen que ser realistas y las metas mensurables, considerando en todo momento la aplicación de medidas preventivas.
Hay que destacar que se exige que estos objetivos y metas queden plasmados en un documento. Sin embargo, no se exige (y así se especifica en su anexo A) que se contabilicen los costes ambientales, lo cual, para algunos autores constituye un error por considerar que es ésta "la herramienta más útil para la evaluación de los costes financieros" (J.L. Lamprecht).
Programa(s) de gestión ambiental
Una vez fijados los objetivos y metas en el apartado anterior, se procederá a su implantación. La norma ISO 14001:2004 pretende que en este apartado la empresa defina claramente una serie de cuestiones como son:
- Cómo se implantará la política ambiental y sus objetivos.
- Cuáles son las fechas fijadas para ello. (Cronograma)
- Quiénes serán los responsables de gestionar, revisar y planificar el programa ambiental en todos sus aspectos.
Resumiendo, este programa/as es una descripción de cómo se conseguirán los objetivos y metas antes detallados. Puede incluir (tal como detalla su anexo A) desde el diseño de los productos, al marketing, la fabricación, el servicio, el cese de la actividad, etc.
4. Implementación y operación
En este apartado se analizarán todos los elementos que, según la norma ISO 14001:2004, debe contemplar el SGMA para su puesta en marcha.
4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad
Para garantizar la eficacia en la implantación de la norma ISO 14001:2004 la organización debe definir, documentar e informar a todas las partes interesadas sobre las personas o funciones que detentan la responsabilidad de implantar y controlar todos los aspectos del SGMA.
De igual forma la empresa debe proporcionar los recursos necesarios para la implantación y mantenimiento del SGMA. Estos recursos se componen de recursos humanos, técnicos y tecnológicos y financieros.
Así mismo, la norma ISO 14001:2004 indica que debe designarse por parte de la empresa a un representante (o más de uno en las empresas grandes) de la dirección para asegurar el correcto funcionamiento del sistema según la norma, manteniéndolo al día e informando a la dirección.
4.2 Competencia, formación y toma de conciencia
En este apartado, la norma ISO 14001:2004 deja muy claro que todo el personal cuya actividad pueda generar un efecto significativo sobre el medio ambiente debe recibir una formación adecuada que asegure su competencia profesional.
Se señala como muy importante que todos los implicados conozcan la importancia del cumplimiento de la política ambiental de la empresa y de los procedimientos y requisitos del sistema de gestión ambiental.
Además de lo anterior, todo el personal relacionado con asuntos ambientales también debe tener conocimiento de:
- El impacto, actual o potencial, sobre el medio ambiente de sus actividades laborales.
- Sus funciones y responsabilidades para cumplir con los procedimientos definidos en el sistema de gestión ambiental.
- Las potenciales consecuencias provocadas por el incumplimiento de los procedimientos operativos especificados.
En la práctica este punto se suele solventar mediante la organización de seminarios, cursos o jornadas. Es importante guardar un registro de las diferentes actividades formativas y realizar controles de asistencia para asegurar su eficiencia.
4.3 Comunicación
En lo que hace referencia a los aspectos ambientales y al SGMA, la norma ISO 14001:2004 especifica de forma muy clara que la empresa debe establecer y mantener dos niveles de comunicación fluida:
- La comunicación externa, desempeñando la función de recibir, documentar y dar respuesta a las comunicaciones de las partes externas interesadas.
- La comunicación interna, funcionando como vínculo de unión entre los diversos niveles y funciones implicados en cuestiones ambientales de la empresa.
Es conveniente guardar copias de las diferentes notificaciones que se hacen o del proceso que se sigue en las comunicaciones. Por ejemplo, a los empleados en referencia a cómo actuar en caso de un fallo mecánico que pueda afectar al vertido de aguas contaminadas; un caso de comunicación externa podría ser el modo en que se responde una petición de información sobre las emisiones tóxicas de esa empresa.
4.4 Documentación
En este punto la norma ISO 14001:2004 se limita a señalar que la empresa debe establecer y mantener al día la documentación del SGMA bien sobre papel o en soporte informático. En la figura se muestra la documentación del SGMA.
4.5 Control de documentos
Las empresas deben establecer y mantener al día, según el apartado 4.4.5 de la norma ISO 14001:2004, un procedimiento para definir la manera en la que serán controlados los documentos que hacen referencia al SGMA. Este procedimiento debe garantizar:
- La revisión y corrección periódica de los documentos y la aprobación de éstos por personal autorizado.
- La rápida y fácil identificación y clasificación de los documentos requeridos.
- La continua actualización de los documentos y la retirada de los obsoletos.
- La correcta identificación de todos aquellos documentos obsoletos que se conserven por motivos legales o como referencia interna.
En realidad este tema no debería ser demasiado complicado de realizar, ya que la mayoría de empresas están informatizadas y cualquier procesador de textos facilita este trabajo.
4.6 Control operacional
La norma especifica, en este apartado, que deben identificarse todas las operaciones y actividades relacionadas con los aspectos ambientales, tomando como base la política ambiental adoptada por la empresa, sus objetivos y sus metas.
Estas actividades u operaciones susceptibles de afectar al medio ambiente tienen que ser planificadas teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
- Deben establecerse y mantener al día los procedimientos operacionales para evitar posibles desviaciones en la política ambiental, en los objetivos o en las metas asociadas a ésta.
- Deben establecerse criterios operacionales en los procedimientos llevados a cabo en la empresa.
- Deben establecerse y mantener al día procedimientos operacionales relativos a aspectos ambientales relacionados con los bienes y servicios utilizados por la empresa. Esto también afectará a los proveedores y subcontratistas que infrinjan la política ambiental de la empresa.
4.7 Preparación y respuesta ante emergencias La norma ISO 14001:2004 hace referencia es este apartado a la necesidad por parte de la empresa de ensayar, revisar, corregir y mantener al día sus planes de emergencia y sus procedimientos de respuesta. Todo ello tiene como objeto el asegurar que se han considerado todas las situaciones potenciales de emergencia y las debidas respuestas.
5. Verificación
5.1 Seguimiento y medición
La norma ISO 14001:2004 indica en este apartado que la organización deberá establecer y mantener al día un procedimiento para controlar, medir y registrar periódicamente las características claves de sus operaciones y actividades que pueden tener un impacto significativo en el medio ambiente.
También deben establecerse sistemas que permitan constatar que se procede de acuerdo con la legislación y la reglamentación ambiental correspondiente.
Por último, la empresa deberá dejar constancia documental de los datos recogidos, con el fin de evaluar periódicamente el grado de cumplimiento del SGMA.
5.2 Evaluación del cumplimiento legal
Constituye un nuevo apartado de la norma ISO 14001:2004 (no es un requisito), creado a partir del último párrafo del apartado 4.5.1 y con el objeto de hacerlo más visible.
Este requisito es explícito en cuanto a la existencia de registros claros que demuestren la evaluación periódica del cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos suscritos por la organización.
5.3 No-conformidad, acción correctiva y acción preventiva
La norma ISO 14001:2004 establece en este apartado que la empresa tiene que disponer y mantener al día procedimientos que definan claramente a las personas que ostentan las responsabilidades y la autoridad para controlar e investigar las situaciones de no-conformidad relacionadas con el sistema de gestión ambiental.
El término "no-conformidad" se refiere a sucesos como derrames o vertidos accidentales, aumentos imprevistos de residuos, etc.
En una situación de no-conformidad con el SGMA se deberán llevar a cabo por parte de la empresa acciones destinadas a reducir los impactos ambientales producidos mediante las acciones correctoras o preventivas correspondientes. Esta norma hace constar que estas acciones, deberán ser proporcionales a la magnitud de los impactos ambientales que se hayan detectado. Además deberán ser registradas documentalmente (lo cual afecta al punto "control de la documentación").
5.4 Control de los registros
La norma establece en este apartado la obligación por parte de la empresa de establecer y mantener al día registros de todas las actividades y procedimientos relacionados con la norma con el fin de demostrar el cumplimiento de la misma. Estos registros pueden estar constituidos por información sobre el proceso productivo, información sobre la legislación ambiental aplicable, registros de inspección, mantenimiento y calibración, registros de incidentes, registros de impactos ambientales significativos, resultados de auditorías, etc...
También debe fijarse el tiempo de conservación de todos estos registros; en Estados Unidos existen unas directrices que regulan este tiempo, el cual suele ser de unos 3-4 años (aunque en algún caso concreto puede llegar a los 30 años).
5.5 Auditorías del sistema de gestión ambiental
Según la norma ISO 14001:2004, la empresa debe realizar auditorías para asegurar que el sistema de gestión ambiental cumple todos los requisitos exigidos por esta norma, asegurando la eficacia del mismo y, al mismo tiempo, suministrando a la dirección de la empresa información sobre la implantación y cumplimiento adecuados del sistema de gestión ambiental.
Podemos destacar algunas cuestiones sobre este punto:
- La auditoría de ISO 14001:2004 no se hace para comprobar que la empresa actúa conforme la legislación, sino que tiene como objeto constatar que la empresa sigue un SGMA correcto y que se ajusta a la norma ISO 14001:2004 (lo cual debe implicar que también se ajusta a la legislación vigente, ya que es éste un punto a respetar por la política de la empresa).
- No es necesario acudir a un auditor externo, ya que la norma permite que sea personal de la organización (en teoría imparcial y objetivo) quien realice la auditoría.
- La auditoría debe quedar documentada (y sus resultados ser revisados por la dirección).
6. Verificación
Una vez realizada la auditoría del SGMA, la dirección de la empresa llevará a cabo una revisión documentada de los resultados obtenidos para garantizar que el SGMA sigue siendo apropiado, adecuado y eficaz, con la finalidad de realizar una evaluación final. El objetivo final de esta revisión es el de evaluar la posible necesidad de modificaciones de la política ambiental, de los objetivos o de otros elementos del sistema dentro de un compromiso de mejora continua por parte de la dirección de la empresa.
